Accord de traitement des données

Le Sous-traitant traite les données personnelles confiées par le Responsable afin de fournir le logiciel administratif iMiora : hébergement, gestion de patientèle et d'agenda, transcription, mise en forme documentaire, stockage, partage autorisé, facturation, notifications, support, sauvegarde et sécurité.

Les traitements durent pendant la fourniture du service, puis pendant la période nécessaire à la restitution, à la suppression et à la rotation des sauvegardes, sous réserve d'une obligation légale propre au Sous-traitant.

Le Sous-traitant ne traite les données que sur instructions documentées du Responsable, y compris pour un transfert vers un pays tiers. Le contrat, les paramètres utilisés par les personnes habilitées, les demandes de support et les instructions écrites constituent des instructions documentées.

Si une instruction paraît contraire au RGPD ou au droit applicable, le Sous-traitant en informe sans délai le Responsable et peut en suspendre l'exécution jusqu'à clarification. Une obligation légale de traiter sans instruction est signalée avant le traitement, sauf interdiction légale d'informer.

Le Responsable autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés à l'annexe 2. Le Sous-traitant leur impose par écrit des obligations de protection au moins équivalentes pour les prestations concernées et demeure responsable de leur exécution dans les conditions du RGPD.

Un ajout ou remplacement ayant accès aux données confiées est annoncé au moins trente jours avant sa prise d'effet par e-mail, notification dans le service ou mise à jour signalée de cette page. Le Responsable peut présenter pendant ce délai une objection motivée fondée sur la protection des données. Les parties recherchent une solution raisonnable ; à défaut, le Responsable peut résilier sans pénalité la fonction matériellement affectée.

Le Sous-traitant notifie au Responsable, sans retard injustifié après en avoir pris connaissance, toute violation de données le concernant. La notification décrit, dans la mesure où les informations sont disponibles, la nature de l'incident, les catégories de personnes et données concernées, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées et le point de contact.

Les informations peuvent être fournies progressivement. Le Sous-traitant conserve les éléments utiles à l'enquête, prend des mesures de confinement et assiste le Responsable, sans effectuer en son nom une notification aux personnes ou à l'autorité sauf instruction ou obligation légale propre.

Si le Sous-traitant reçoit directement une demande relative aux données de patient, il l'adresse au Responsable sans y répondre sur le fond, sauf instruction ou obligation légale. Il fournit les fonctions et l'assistance raisonnablement nécessaires pour rechercher, exporter, rectifier, limiter ou supprimer les données.

L'assistance incluse couvre les demandes usuelles réalisables au moyen du service. Un travail exceptionnel, complexe ou rendu nécessaire par une organisation déficiente du Responsable peut faire l'objet d'un devis, sans empêcher le respect des délais légaux.

Pendant le contrat, le Responsable peut exporter les données selon les fonctions disponibles. Après résiliation ou demande de suppression du compte, une fenêtre de trente jours est ouverte pour l'export, sauf demande de suppression immédiate ou accord différent.

À l'issue, le Sous-traitant supprime les données actives et les copies qu'il contrôle. Les copies contenues dans des sauvegardes isolées disparaissent au terme du cycle de rotation documenté et ne sont pas remises en production, sauf nécessité de restauration sécurisée. Toute conservation légale propre est isolée, limitée et signalée au Responsable.

Le Sous-traitant met d'abord à disposition les certificats, politiques, rapports d'audit ou réponses de sécurité pertinents. Si ces éléments ne suffisent pas, le Responsable peut réaliser ou mandater un audit une fois par an, et à tout moment après un incident significatif ou sur demande d'une autorité.

L'audit est précédé d'un préavis raisonnable, respecte la confidentialité, la sécurité et les droits des autres clients, et intervient pendant les heures ouvrées. Les coûts restent à la charge du Responsable sauf non-conformité substantielle imputable au Sous-traitant.

Les données de santé hébergées pour le compte des clients sont stockées dans l'Espace économique européen au moyen de services entrant dans le périmètre HDS requis. Le Sous-traitant vérifie la portée des certificats, les régions configurées et les clauses contractuelles applicables ; la certification d'un fournisseur ne certifie pas automatiquement l'application.

Tout autre transfert vers un pays tiers repose sur une décision d'adéquation ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne accompagnées, si nécessaire, de mesures complémentaires. Le Responsable peut demander les informations pertinentes sans obtenir les secrets d'affaires ou éléments compromettant la sécurité.

Questions et objections : dpo@imiora.fr ou support@imiora.fr.

Le présent accord est régi par le droit français. Les limitations de responsabilité des CGUV s'appliquent sous réserve des responsabilités et pouvoirs de sanction prévus impérativement par le RGPD.